Најдобри безбедни начини за испраќање даночни документи до вашиот сметководител

by Вилијам Перез

Оставете го Ургиот да користи е-пошта

Во ерата на интернетот, станува се повеќе и почеста во даночното време за луѓето да се пријават за помош на професионалци и сметководители кои би можеле да бидат на незгодно растојание. Може да биде примамливо едноставно да ги испраќате потребните информации, но тоа не е најдобрата идеја.

Ќе сакате да бидете сигурни дека вашите даночни документи се доставуваат до вашиот сертифициран јавен сметководител, запишан агент или друг даночен професионалец на најсигурен и сигурен начин. Даночните документи содржат високо чувствителни информации, како што се вашето име, адреса, броеви за социјално осигурување за вас и за вашите издржувани лица, колку пари сте заработени и каде што сте. И тоа е само за почеток. Ако тие податоци паѓаат во погрешни раце, може да завршите да бидете жртва на кражба на идентитет.

Еве неколку совети за да бидете сигурни дека вашите документи и вашите податоци ќе стигнат до нивната дестинација непроменети и безбедни.

Ажурирано јануари 2018 од страна на Беверли Птица

01 Направи листа

Направете листа на сите ваши W-2s , 1099s и други документи поврзани со даноците. Ова ги постигнува две работи: Ќе знаете точно што пратите кај вашиот сметководител и ако нешто се изгуби и не пристигне на другиот крај, можете да идентификувате што е тоа. Исто така, ќе имате почеток на список за подготовка на данокот за следната година.

02 Направете резервни копии

Ако ги пренесувате вистинските хартиени копии од вашите даночни документи, направете услуга и прво копирајте ги сите. На тој начин нема да бидеш без критични информации ако навистина се изгуби. Можете да ги фотокопирате или скенирате во слики или PDF фајлови, а потоа да ги зачувате на вашиот компјутер и на флеш диск како дополнителна претпазливост. Како и да е, направете го тоа, осигурајте се дека имате резервна копија пред да ги испратите документите на вашиот сметководител.

03 Најдобрата опција е испорака на рацете

Кога шпион сака да обезбеди дека документот е доставен до вистинската личност во вистинско време во филмовите, тој го доставува лично. Тој не ја прифаќа шансата дека може да биде пресретнат.

Можете да ја ставите оваа тактика на старата школа да работат за вас со лично доставување на вашите даночни документи до вашиот сметководител ако е можно. Во најмала рака, ги предаде на неговиот помошник, секретар, рецепционер или друг канцелариски персонал. Ова го елиминира секој ризик дека тие ќе се изгубат во пренос или ќе бидат пресретнати од страна на прислушување.

04 Испраќање на вашите документи

Доставувањето на поштата е прилично сигурно и веројатно е втората најдобра опција ако живеете во Филаделфија и вашиот сметководител е во Питсбург, па испорака на раце едноставно не е опција.

Вашите документи се заштитени од случајно прислушување со тоа што се завиткани во плико. Отварањето на туѓа пошта е кривично дело, барем во САД, и додека тоа не може да го спречи утврдениот криминалец, барем постојат закони за книгите за да се казнат сторителите.

Тоа, рече, документите може, а понекогаш и да станат изгубени или оштетени во поштата, па затоа би можело да биде добра идеја да ги пратите резервните копии што сте ги направиле, а не оригиналите. И размислете да користите некоја форма на испорака или потврда за потпис, или да ја заобиколите американската поштенска служба во целост и да користите услуга за испорака, наместо Федерален Експрес или UPS-от.

05 Факсирање на вашите документи

Документи за испраќање факсови до вашиот сметководител може да биде брз начин да ги испорачаат и тоа е релативно сигурно. Додека телефонската линија на сметководителот не е прислушувана, шансите се добри дека вашиот пренос нема да биде пресретнат од крадци на идентитет. Но, бидете апсолутно сигурни дека имате исправен број на факс.

Постојат неколку негативни страни. Печатените документи може понекогаш да бидат тешки за читање, а последното нешто што даночниот професионалец сака да направи е да се потруди да претпостави дали бројот е шест или осум или земање дополнително време за да ве повика да дознаете. Праќањето на факсови најдобро функционира ако само треба да испратите неколку страници. За подолги документи, а особено за документи што содржат информации од двете страни на страницата, испраќањето факс можеби не е најдобро решение.

06 Ако мора да користите е-пошта ...

Е-поштата е погодна и брза, но може да понуди околу колку безбедност како разгледница. Освен ако не преземете мерки на претпазливост, секој мрежен оператор може да ја видат содржината на вашата е-пошта и да ги видат вашите прилози. Без оглед на тоа дали тие го обрнуваат вниманието и всушност ги следат содржините, сепак постои потенцијал.

Проверете дали вашиот сметководител користи безбеден софтвер за размена на датотеки, како што е LeapFile. Многумина прават, според Чип Капели, сметководител лоциран во Провинстаун, Масачусетс, и ова може да биде менувач на играта.

Во најмала рака, ставете ги вашите даночни документи во шифрирана обвивка како што е заштитена со лозинка DOC, PDF или ZIP датотека. "Скенирајте сè во PDF, а потоа да ја заштитите лозинката", советува Капели. Никогаш не испраќајте информации што сакате да ги задржите приватни, како што е вашиот број за социјално осигурување, како обичен текст во телото на вашата е-порака. Што ако случајно ја испратите пораката на погрешна адреса или е-поштата е скенирана и податоците собрани од вашиот оператор? Преземањето мерки на претпазливост за обезбедување на вашите даночни документи помагаат во заштитата на вашите финансии.

Ако полошо доаѓа до најлошото

Стигнете веднаш до Службата за внатрешни приходи ако сметате дека сте биле компромитирани и покрај сите ваши напори. Всушност, можете да контактирате со IRS ако дури и само мислите дека можеби сте биле компромитирани. IRS ќе истражува. Поднесете образец 10439 за пријавување даночна измама или сомневање за измама од ваква природа. Можете да пристапите до формуларот на веб-страницата на IRS, заедно со информации за тоа каде треба да ја испратите или испратите по факс.