Видови сметководствени грешки и како да ги спречат
Треба да се напомене дека овие типови на грешки се најтешки за да се идентификуваат и разрешат.
Грешка при пропуштање
Грешка при пропуштање се случува кога трансакцијата е целосно испуштена од книгите на вашата компанија. Може да заборавите да внесете трансакција за трошоци или да влезете во продажба на некој производ или услуга. Овие трансакции тешко се откриваат. Затоа, треба да бидете сигурни дека имате солидна рутина за навремено внесување на овие трансакции. Најчеста причина што овие трансакции не се внесени е дека документацијата (како што е фактурата на добавувачот) се губи. Помалку е веројатно дека ќе ги изгубите или запуштите овие придружни документи ако ги внесувате навреме во вашиот сметководствен софтверски систем што е можно поскоро.
Грешка при пренасочување
Грешка при пренасочувањето се случува кога трансакцијата која треба да биде објавена како дебит е објавена како кредит. На пример, можете да внесете фактура како плаќање или наплата.
Нема да ја забележите оваа грешка во пробниот биланс, бидејќи пробната рамнотежа и понатаму ќе биде во рамнотежа.
Грешка на принципот
Принцип на грешка се јавува кога вие или вашиот сметководител погрешно применува сметководствен принцип. Вие може да потрошите средства кои треба да се евидентираат како средства . Средствата и трошоците се обележани во книгите како дебитни, па ова е техничка грешка.
Грешка на Комисијата
Се појави грешка при провизија, внесете трансакција во точната класа, но погрешната подружница . На пример, ќе ја направите оваа грешка ако примените плаќање на погрешна фактура. Пробниот биланс ќе го покаже точниот износ што го должи клиентот, но поднаречените книги на вашите индивидуални клиенти ќе бидат неточни.
Грешки на дополнителен влез
Грешка при дополнителен внес се јавува кога се прави грешка при внесувањето трансакција. На пример, ако заемте на клиент 5.000 долари, но внесете само 500 долари како заем и повлекување од 500 долари од вашата готовинска сметка, тогаш ќе откриете дека оваа грешка се носи на вашиот пробен биланс. Вашиот пробен биланс ќе биде точен. Најчестиот метод за откривање на овие грешки е да се спроведат сметководствени усогласувања. Продолжувајќи со претходниот пример, ќе ја откриете оваа грешка кога ќе ги извршите вашите помирувања на банките . Ќе најдете дека ќе ви бидат кратки $ 4,500 на готовина во вашата банкарска сметка , а потоа ќе можете да ја поправите грешката.
Спречување на грешки
Ќе треба да развиете добри внатрешни контроли и процеси за да откриете грешки. На пример, ќе сакате да бидете сигурни дека сите ваши форми се конзистентни, така што вработените ќе влезат во рутина при внесување на информации во вашиот сметководствен софтвер.
Исто така, ќе сакате да бидете сигурни дека имате доволно персонал за да можете да работите со обемот на работа. Недостатокот на работа ќе доведе до замор на вработените, што ќе резултира со замор кај работниците, побрзаа работа и повеќе сметководствени грешки.
Откривање на грешки
Додека вие ќе сакате да развиете методи за спречување на грешки секогаш кога е можно, грешките наведени погоре се случува од време на време. Вие не можете да ги спречите сите грешки да се случат. Треба да направите разни усогласувања на крајот на месецот и годината за да откриете многу грешки за да можат да бидат коригирани. На пример, помирувањата на банките треба да се вршат месечно. Основните средства може да се усогласат само еднаш годишно за да може да се осигурате дека сте резервирале точен износ на трошок за амортизација. Ќе најдете дека ако барате начини да ги спречите грешките и да имате рутина за вршење прегледи и усогласување на вашата сметководствена евиденција дека вашиот бизнис ќе се извршува непречено и ќе го намали бројот на вашите сметководствени грешки.